Passo a passo para organizar um evento corporativo

  • 16/09/2016

 

A tarefa de organizar um evento é bastante trabalhosa e de alta responsabilidade. São semanas e até meses de planejamento para uma data especial, na qual tudo deve sair como o esperado. Durante um evento os acontecimentos são em tempo real, por isso, uma pequena falha pode comprometer a imagem da empresa que está por trás da organização.

É claro que imprevistos acontecem e, nem sempre, podemos prevê-los com antecedência, mas quanto mais bem preparada e estruturada a equipe estiver, maiores são as chances de o evento ser um sucesso.

Já que respiramos evento diariamente em nosso negócio, preparamos um passo a passo para te ajudar nessa coordenação. Seguindo essas etapas qualquer formato de evento pode ter mais chances de alcançar o resultado desejado.

  1. Defina o tema do evento (qual o motivo do encontro e seus objetivos)
  2. Determine o número de pessoas a serem convidadas
  3. Escolha a cidade e local de acordo com a proximidade do público
  4. Data e horário
  5. Delimite o orçamento disponível para a realização do evento
  6. Pense na programação e conteúdo
  7. Convide os palestrantes
  8. Contrate um cerimonial
  9. Escolha o Buffet (pense no cardápio adequado para o formato do evento)
  10. Audiovisual, palco, iluminação e sonorização
  11. Fotografia (alguém da empresa pode ficar responsável ou é necessário fazer uma contratação?)
  12. Pense na decoração com flores e móveis (se necessário, chame um decorador para fazer a ambientação)
  13. Não se esqueça de pessoal para limpeza, segurança e recepção
  14. Pense no credenciamento do evento. Faça de forma organizada ou chame uma empresa especializada
  15. É necessário ambulância, seguro e alvará? (depende do número de pessoas)
  16. Planeje a divulgação do evento (o convite será impresso, eletrônico, e-mail marketing, criar evento no facebook...)
  17. Não esqueça de fazer um pós-evento. Envie uma ficha de avaliação para os participantes e colha umfeedback de pontos positivos e negativos para os próximos eventos.